Enligt en internationell överenskommelse kan en apostille utfärdas på handlingar, som skall uppvisas i ett annat konventionsland. När handlingen fått en apostille-stämpel är den undantagen från varje form av bestyrkande. Detta innebär att det normalt inte krävs ytterligare godkännande från utländsk ambassad. I Sverige är det sedan den 1 januari 2005 bara Notarius Publicus som utfärdar apostille.
Exempel på handlingar som kan erhålla apostille direkt:
- Handlingar utfärdade av statliga myndigheter (t.ex. Skatteverket, Bolagsverket, Vägverket, Läkemedelsverket och Socialstyrelsen)
- Registerutdrag (t.ex. personbevis och utdrag från belastningsregistret)
- Domstolshandlingar (t.ex. äktenskapsskillnad från tingsrätten)
- Betyg/intyg från universitetet, högskolor, kommunala skolor (ej friskolor)
- Handlingar undertecknade av Notarius Publicus
- Handlingar undertecknade av svensk handelskammare
- Översättningar gjorda av en auktoriserad translator (Kammarkollegiet)
- Utdrag från födelse- och vigselbok
Varje handling som skall förses med apostille måste vara försedd med följande:
- Stämpel i original från utfärdande myndighet där myndighetens namn framgår
- Namnteckning och namnförtydligande på den person som försett handlingen med stämpel
- Personens befattning vid myndigheten
