Enligt en internationell överenskommelse kan en apostille utfärdas på handlingar, som skall uppvisas i ett annat konventionsland. När handlingen fått en apostille-stämpel är den undantagen från varje form av bestyrkande. Detta innebär att det normalt inte krävs ytterligare godkännande från utländsk ambassad. I Sverige är det sedan den 1 januari 2005 bara Notarius Publicus som utfärdar apostille.

Exempel på handlingar som kan erhålla apostille direkt:

  • Handlingar utfärdade av statliga myndigheter (t.ex. Skatteverket, Bolagsverket, Vägverket, Läkemedelsverket och Socialstyrelsen)
  • Registerutdrag (t.ex. personbevis och utdrag från belastningsregistret)
  • Domstolshandlingar (t.ex. äktenskapsskillnad från tingsrätten)
  • Betyg/intyg från universitetet, högskolor, kommunala skolor (ej friskolor)
  • Handlingar undertecknade av Notarius Publicus
  • Handlingar undertecknade av svensk handelskammare
  • Översättningar gjorda av en auktoriserad translator (Kammarkollegiet)
  • Utdrag från födelse- och vigselbok
Varje handling som skall förses med apostille måste vara försedd med följande:

  • Stämpel i original från utfärdande myndighet där myndighetens namn framgår
  • Namnteckning och namnförtydligande på den person som försett handlingen med stämpel
  • Personens befattning vid myndigheten